ホワイトボードや紙で管理すると一目でわかり、また変更があれば都度書き換えれば良く管理が楽であることから、顧客管理や請求書はデジタル化しているけれどもスケジュールはデジタル化していないケースが多く見受けられます。
しかしながら、実は会館や社員のスケジュールを紙で管理していることでせっかくの事前相談の見込み客を取り逃してしまう可能性があるのです。
例えば、
- ・自社の式場が今日や明日、何時から何時まで利用されているのか、いつであれば空いているのかすぐに確認することができる
- ・今日誰が時間が空いているのか、すぐに確認することができる
上記を”今”、”このタイミングで”確認することは可能でしょうか？
「会館の空き状況はホワイトボードを見たら分かる」「担当者に個々に確認したら分かる」といった会社様は要注意。
冬場に伴い、寒くなって事前相談数が減少しているところも多いかと思います。
特に近頃はコロナウイルスの拡大感染も相まって対面での相談や式場見学が減ってきているとは思いますが、実際の式場を見てみたいお客様や、施行担当者と電話や対面で詳しく相談したい方も継続していらっしゃいます。
そんな時に、電話での問い合わせで「式場見学をしたいけど、明日いけますか？」のような事前相談の希望があった場合、
”明日は通夜と葬儀が入っているけど具体的な時間が分からない、、、担当に確認しないと、、”
といったケースや、
”明日の施行担当のスケジュールが分からない、、、、シフト表と明日の葬儀状況を確認しないと、、、”
といったケースで、折り返し連絡を行っている会社様も一部いるのではないでしょうか。
本来その場でアポがとれていればスムーズであるものの、一度切電して再度ご連絡をするといった形となると、電話が繋がらなかったり、繋がっても「他社にしました」という形で事前相談に繋がらないことがあります。
また、空いている日程とお客様の都合が合わない場合、再度会館・担当のスケジュールを確認して折り返しを行うといった形になり、決して良い接客とは言えません。
会館の稼働状況や社員の行動予定のデジタル管理のメリット
上記の課題を解決する方法として、会館や社員の予定をデジタル管理する方法があります。
デジタル管理のメリットは、登録すれば即時に情報が共有される点です。
ホワイトボードや紙のシフト表の場合はその場まで行かないと確認ができず、事務所に聞かないと最新のホワイトボードの内容がわからないことから、最新のスケジュールが即時にわかりません。
デジタルでスケジュールを管理することで、”今、このタイミングでの”最新の予定を”いつでも”、”どこでも”把握することができるようになります。
結果として、見学や相談などの希望があった際に、その場で空き状況・空き担当の確認及び予定の差し押さえを行うことができるのです。
スケジュールをデジタル管理する方法
スケジュールのデジタル化管理を行う方法としては、
- Googleカレンダーなど無料のカレンダー機能を活用する
- 既存システムのカレンダー機能を活用し、顧客情報と紐づけて管理を行う
といった方法があります。
システムを入れていない会社様や、システムに苦手意識がある会社様に関しては、まずは無料のカレンダー機能としてGoogleカレンダーなどで情報管理を行う方法がお勧めです。
是非この機会に、会館や担当の予定もデジタル化してみてはいかがでしょうか？
お読みいただきありがとうございました。
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